El inventario InHouse es el protagonista de muchos negocios de comercio electrónico, desde el pequeño vendedor que comienza en el garaje de su casa hasta las empresas consolidadas que gestionan miles de productos.
Nuestra experiencia adquirida con miles de emprendedores digitales nos ha enseñado que la gestión del inventario interno no se refiere solo al espacio físico, sino sobre todo a la adopción de una filosofía operativa que puede determinar el éxito o el fracaso de una empresa.
Con demasiada frecuencia vemos vendedores que subestiman la importancia estratégica de la gestión del inventario. Y con demasiada frecuencia tratan esta parte de su negocio como una molestia, en lugar de una ventaja competitiva. La realidad es muy distinta. Una gestión inteligente del inventario interno puede de hecho ofrecer ventajas increíbles:
- control total de los costes
- flexibilidad operativa
- márgenes más altos en comparación con soluciones externalizadas.
Sin embargo, como ya habrás intuido, requiere competencias específicas, sistemas adecuados y una mentalidad empresarial evolucionada.
Estas exigencias se han acentuado con el paso de los años. Si antes bastaba con tener un espacio donde acumular mercancías, hoy es necesario pensar en términos de:
- cadena de suministro integrada
- tecnologías avanzadas
- excelencia operativa.
Después de todo, Amazon ha elevado el listón de las expectativas de los consumidores, haciendo esencial para cada vendedor la capacidad de competir en rapidez, precisión y experiencia del cliente.
La elección entre gestión interna, servicios logísticos externos o soluciones híbridas nunca es sencilla ni definitiva. Es más bien un continuo estratégico que evoluciona con el crecimiento del negocio, los cambios del mercado y los objetivos empresariales. ¡Veamos más en detalle!
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Gestionar el inventario en casa
Empezar con inventario en casa no es solo una necesidad económica para muchos emprendedores, sino también la mejor manera de aprender cada aspecto del negocio. El garaje, el desván o la habitación de invitados pueden convertirse en laboratorios eficaces donde mejorar procesos que, una vez ampliados, pueden generar millones en facturación.
En definitiva, no hay que mirar con desdén la gestión doméstica del inventario. Al contrario, creemos que esta fase es fundamental para desarrollar esa comprensión profunda del producto y de los procesos que distingue a los emprendedores de éxito. Cuando debes personalmente recibir, contar, almacenar y enviar cada artículo, adquieres una confianza con el negocio que ningún panel ni informe puede sustituir.
Naturalmente, la gestión del inventario en casa requiere un esfuerzo importante. Cada metro cuadrado debe estar optimizado, cada proceso debe ser eficiente, cada movimiento debe tener un propósito. Aplicar principios de producción ajustada (lean) incluso a pequeña escala puede ayudarte mucho.
Recuerda además que, con espacios reducidos, la organización es aún más importante:
- desarrolla un sistema lógico de codificación de productos
- aplica principios de rotación de stock
- crea zonas dedicadas para recepción, almacenamiento, picking y embalaje.
En este sentido, siempre recomendamos adquirir estanterías metálicas industriales, contenedores transparentes y sistemas de etiquetado profesional desde el inicio.
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Gestionar el inventario a través de proveedores
La gestión del inventario en el proveedor es una de las estrategias más subestimadas en el panorama del e-commerce, sobre todo teniendo en cuenta que muchos proveedores avanzados están desarrollando capacidades de almacenamiento y de cumplimiento de pedidos que pueden marcar la diferencia para negocios de cualquier tamaño.
Si esta es la vía que quieres seguir, se vuelve crucial hacer del proveedor un verdadero socio, cuidadosamente seleccionado y “atado” mediante acuerdos contractuales detallados y sistemas de monitoreo continuo del desempeño.
A pesar de estos esfuerzos, las ventajas de este enfoque son significativas:
- cero capital inmovilizado en inventario
- drástica reducción de riesgos de obsolescencia
- posibilidad de probar nuevos productos sin inversiones iniciales.
Sin embargo, los compromisos son igualmente relevantes:
- menor control sobre los tiempos de entrega
- dependencia total de la fiabilidad del proveedor
- posibles conflictos de prioridad en períodos de alta demanda.
Ten en cuenta además que el modelo de precios de este acuerdo varía significativamente. Algunos proveedores ofrecen almacenamiento gratuito hasta ciertos volúmenes, otros aplican tarifas mensuales, y otros aumentan ligeramente los precios unitarios para incluir el servicio. Normalmente, los modelos híbridos con una pequeña tarifa mensual más un ligero ajuste en el precio unitario suelen representar el punto de equilibrio óptimo para ambas partes.
Gestionar el inventario con logística externa
Los proveedores de servicios logísticos externos son probablemente la solución más escalable para empresas que quieren centrarse en su core business, delegando las operaciones a especialistas. Sin embargo, la elección del proveedor adecuado y la gestión de la relación requieren competencias específicas que no pueden improvisarse.
Nuestra opinión sobre los proveedores logísticos es que no existen soluciones universales. Solo soluciones específicas para necesidades empresariales concretas. Un proveedor perfecto para el sector moda puede no serlo tanto para la electrónica. De igual forma, un proveedor excelente para B2C puede fracasar en B2B.
Al evaluar un proveedor logístico, recuerda considerar múltiples factores como:
- ubicación geográfica y proximidad a la base de clientes
- capacidades tecnológicas y opciones de integración
- especialización sectorial
- potencial de escalabilidad
- estabilidad financiera
- afinidad cultural.
Subestimar estos y otros aspectos significa centrarse solo en los costes, para luego descubrir que los ahorros en tarifas se ven más que compensados por ineficiencias, errores y oportunidades perdidas.
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¿Qué elegir?
De lo anterior debería quedar claro que la elección entre inventario en casa, gestión con proveedores o servicios logísticos externos nunca debe ser permanente ni basarse en factores aislados. Es una decisión estratégica que debe revisarse regularmente según:
- la evolución del negocio
- las condiciones cambiantes del mercado
- los resultados reales frente a los esperados de cada enfoque.
Para startups y pequeñas empresas con hasta 100.000 € de facturación anual, por ejemplo, la gestión en casa suele ser la única opción viable, además de la más educativa. El control total sobre las operaciones, la posibilidad de iterar rápidamente procesos y la comprensión profunda derivada de la experiencia directa son invaluables para construir cimientos sólidos. Sin embargo, es importante reconocer cuándo este enfoque se convierte en un factor limitante para el crecimiento.
La gestión con proveedores resulta más atractiva para negocios con capital limitado, foco en el desarrollo de producto o fuertes fluctuaciones estacionales. Es especialmente eficaz para empresas que venden principalmente a través de marketplaces donde la diversificación del inventario es más importante que la profundidad. Sin embargo, requiere proveedores fiables y un enfoque sistemático en la gestión de relaciones.
Los servicios logísticos externos se vuelven esenciales cuando el negocio alcanza un nivel de complejidad que hace que la gestión interna sea ineficiente o imposible. Esto suele suceder alrededor de los 500.000–1.000.000 € de facturación anual, pero puede variar mucho según el mix de productos, la distribución geográfica y el modelo de negocio. El indicador clave suele ser cuando el tiempo dedicado a operaciones logísticas empieza a restar tiempo significativo a las actividades estratégicas.
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