FBA Reimbursement Software: come recuperare ogni euro dovuto da Amazon

Nella loro attività su Amazon, i seller FBA spesso perdono migliaia di euro ogni anno a causa di rimborsi non richiesti e errori di inventario non tracciati.

In questo ambito, un FBA reimbursement software è spesso la soluzione più efficace per identificare e recuperare automaticamente questi fondi, trasformando le perdite nascoste in profitti tangibili che potrebbero fare la differenza, a fine anno, tra una marginalità soddisfacente e una troppo risicata, o negativa.

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Il software permette infatti di ottimizzare ulteriormente la propria attività su Amazon. E, così facendo, consente di far venire alla luce delle situazioni che potrebbero celare costi nascosti, anche significativi.

D’altronde, Amazon gestisce ogni giorno milioni di transazioni. Nonostante i suoi sistemi sempre più avanzati, gli errori nell’inventario FBA sono inevitabili. Pensa a:

• prodotti danneggiati durante il fulfillment
• articoli smarriti nei centri di distribuzione
• rimborsi errati ai clienti
• discrepanze nelle commissioni.

Eventi che costituiscono solo una parte delle situazioni che possono generare dei crediti non reclamati. E che, senza un FBA reimbursement software dedicato, rischiano di rimanere nascosti nei report di Amazon, anche dinanzi agli occhi del seller più attento.

Ecco dunque che, per migliorare le proprie performance economiche su Amazon, ogni seller FBA dovrebbe valutare l’implementazione di un sistema automatizzato che possa monitorare costantemente il proprio account, identificando ogni discrepanza e presentando richieste di rimborso ad Amazon con la documentazione appropriata.

Un approccio proattivo che – come vedremo – può incrementare notevolmente i margini di profitto senza richiedere investimenti aggiuntivi.

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Come funziona un FBA Reimbursement Software

Ora che abbiamo compreso quale sia l’utilità di un FBA reimbursement software professionale, cerchiamo di comprendere come funziona.

In sintesi, un software di FBA reimbursement funziona integrandosi direttamente con l’API di Amazon Seller Central. Quindi, analizza costantemente i dati di inventario, le transazioni e i report di fulfillment. Al termine di questa analisi continua, identifica automaticamente le discrepanze che possono generare rimborsi.

Il software esamina infatti i diversi tipi di errori più comuni nell’ecosistema FBA, come gli articoli danneggiati nei centri di distribuzione, sicuramente una delle fonti più frequenti di rimborsi. Quando un prodotto viene danneggiato durante la gestione FBA, infatti, Amazon dovrebbe automaticamente rimborsare il seller. Spesso, però, questi rimborsi non vengono elaborati o vengono calcolati non correttamente.

Anche le discrepanze di inventario sono un altro elemento ricorrente di cui il software può occuparsi. I prodotti possono infatti essere smarriti durante i trasferimenti tra i diversi centri di distribuzione, rimossi erroneamente dall’inventario o conteggiati con errori durante le riconciliazioni. Ebbene, un FBA reimbursement software traccia ogni movimento di inventario e confronta i dati di Amazon con le aspettative del seller, identificando immediatamente ogni divergenza.

Tra le altre aree presidiate ci sono i rimborsi ai clienti. Amazon può rimborsare un cliente per un prodotto che successivamente viene restituito al seller, creando un doppio credito che è difficile identificare manualmente. Il software monitora tutti i rimborsi ai clienti e verifica invece che i corrispondenti addebiti sul conto del seller siano appropriati.

Infine, in questo ambito di intervento del software di rimborso FBA non possiamo che citare anche le commissioni errate. Amazon applica infatti diverse tipologie di commissioni che possono variare nel tempo o essere calcolate in modo non corretto. Un sistema automatizzato può verificare ogni addebito e identificare commissioni inappropriate o duplicate.

Quali sono i vantaggi dell’automazione nel recupero crediti FBA

Chiarito quanto sopra, dovrebbero già essere chiari quali siano i vantaggi derivanti dall’automazione del recupero crediti FBA. Proviamo però a chiarirli in modo più ordinato.

Prima di tutto, il principale beneficio è la capacità di identificare errori che sarebbero impossibili da rilevare manualmente. Il volume e la complessità dei dati coinvolti possono infatti scoraggiare anche i seller più attenti e puntuali. Perché, dunque, non farsi aiutare da un software che fa automaticamente ed efficacemente tutto ciò?

Il punto di cui sopra ci porta altresì a condividere un’altra criticità: la velocità di identificazione degli errori. Amazon ha politiche molto specifiche sui tempi massimi utili a presentare richieste di rimborso. Intervenire in ritardo rischierebbe dunque di vanificare i propri sforzi di recupero del credito FBA. In questo caso, un software automatizzato può identificare i problemi in tempo reale, massimizzando le possibilità di recupero e evitando la perdita di crediti a causa di scadenze non rispettate.

Ci sono poi almeno altri due benefici derivanti dall’uso di un FBA reimbursement software. Uno di questi è l’accuratezza nella raccolta e conservazione della documentazione, che è attività fondamentale per far sì che le richieste di rimborso vadano a buon fine. Il software raccoglie infatti automaticamente tutta la documentazione necessaria, inclusi report di inventario, cronologie delle transazioni e screenshot dei problemi identificati. Un set di documenti molto completo e aggiornato che aumenta significativamente il tasso di approvazione delle richieste da parte di Amazon.

Infine, la scalabilità. Se infatti un approccio manuale può diventare rapidamente insostenibile man mano che il proprio business cresce, un FBA reimbursement software può invece garantire una facile gestione di account di qualsiasi dimensione, dal singolo seller alle multinazionali.

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Quali errori sono identificati dai software professionali

I FBA reimbursement software più avanzati riescono a identificare un’ampia gamma di errori che possono generare rimborsi legittimi a beneficio del seller:

• Errori di riconciliazione dell’inventario: si verificano quando Amazon riceve una spedizione ma non aggiorna correttamente l’inventario disponibile. Oppure quando i prodotti vengono trasferiti tra centri di distribuzione e il conteggio risulta errato. Il software confronta le aspettative basate sulle spedizioni effettuate con l’inventario effettivamente riconosciuto da Amazon.

• Rimborsi duplicati ai clienti: in alcune situazioni Amazon rimborsa il cliente e contemporaneamente addebita il seller. Il prodotto viene successivamente restituito e reso disponibile per la vendita. Il software identifica questi casi e presenta richieste per recuperare l’addebito inappropriato.

• Discrepanze nei report di rimozione: quando i seller richiedono la rimozione di inventario dai centri FBA, Amazon dovrebbe fornire report accurati. Spesso, tuttavia, i report sono incompleti o errati. Il software può identificare le discrepanze confrontando le richieste di rimozione con i prodotti effettivamente restituiti.

• Errori nelle commissioni: Amazon applica commissioni di referral, fulfillment e storage che possono però essere conteggiate in modo non corretto a causa di categorizzazioni errate dei prodotti, applicazione di tariffe obsolete o errori nei calcoli delle dimensioni e del peso. Anche in tale ipotesi, la presenza di un FBA reimbursement software può fare la differenza!

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Come scegliere il tuo prossimo FBA reimbursement software

Ora che abbiamo compreso quanto sia utile dotarsi di un FBA reimbursement software e quali siano i vantaggi che possono essere conseguiti mediante l’utilizzo di un simile tool, facciamo un altro passo avanti più operativo. Ovvero, come scegliere il tuo prossimo FBA reimbursement software? Quali caratteristiche deve avere?

Come esperti nella vendita su Amazon, quello che ti consigliamo è, prima di tutto, accertarti che il software riesca ad analizzare puntualmente il maggior numero di fattori tecnici e commerciali. Pertanto, la profondità dell’analisi è probabilmente il criterio più importante, poiché software diversi identificano tipologie diverse di errori.

È inoltre fondamentale che il software possa garantire una perfetta integrazione con le API di Amazon. I software che utilizzano integrazioni complete hanno infatti accesso a più dati e possono identificare un maggior numero di discrepanze rispetto a soluzioni che invece si basano su report limitati.

Un altro elemento che dovresti valutare è la frequenza di scansione. Che, a sua volta, può influenzare direttamente l’efficacia del recupero crediti. I sistemi che analizzano i dati quotidianamente o in tempo reale identificano i problemi prima che diventino irrecuperabili. Di contro, soluzioni che operano settimanalmente o mensilmente possono perdere opportunità di recupero.

Infine, occhi aperti sulla trasparenza nei costi. Alcuni fornitori applicano commissioni percentuali sui rimborsi recuperati. Altri utilizzano fee mensili fisse. Alcuni combinano entrambi gli approcci. È importante riuscire a calcolare preventivamente il costo totale nel lungo termine, considerando le dimensioni del proprio business.

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Quanti soldi puoi recuperare con un FBA reimbursement software?

Di norma l’implementazione corretta di un FBA reimbursement software riesce a generare un ROI molto significativo, derivante non solo dai rimborsi diretti recuperati, ma anche dal tempo risparmiato che può essere reinvestito in attività strategiche di crescita del business.

Statisticamente, i seller FBA perdono mediamente il 1-3% del loro fatturato annuale a causa di errori non identificati. Per un business da 1 milione di euro di fatturato, significa una perdita di circa 10.000-30.000 euro di perdite evitabili. Un software che recupera anche solo il 70% di questi fondi, genera un enorme beneficio!

Tieni però in considerazione che l’impatto positivo del software non si limita al recupero diretto di fondi. La visibilità migliorata sui processi FBA aiuta infatti i seller a identificare problemi ricorrenti che possono essere affrontati proattivamente. Ad esempio, se un prodotto viene frequentemente danneggiato durante il fulfillment, si può migliorare il packaging.

Ricordiamo poi che ci sono altri benefici intangibili che non dovresti sottovalutare. Per esempio, sapere che un sistema automatizzato monitora costantemente l’account e recupera i fondi dovuti, permette ai seller di concentrarsi sulla crescita del business piuttosto che sulla gestione di compiti amministrativi ripetitivi, con maggiore serenità nelle attività quotidiane.

Recuperare i tuoi fondi è solo il primo passo

I rimborsi FBA sono una parte essenziale della tua redditività su Amazon, ma non l’unico fattore che può fare la differenza. Ciò di cui hai bisogno è una visione completa, che ti permetta di avere un controllo reale sul tuo business e non solo di reagire ai problemi quando si presentano.

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